TITULO
IV
ORGANOS
DE APOYO
CAPITULO
II
GERENCIA
DE ADMINISTRACION
Artículo
14º.-
La
Gerencia de Administración tiene la siguiente estructura
orgánica:
| GERENCIA GENERAL |
|
|
|
| GERENCIA DE ADMINISTRACION |
(1) Técnico (Secretaria)
(1) Jefe de la Oficina de Recursos
Humanos
(1) Técnico (en
Personal)
(1) Jefe de la Oficina de
Presupuesto
(1) Profesional (en
Presupuesto)
(1) Jefe de la Oficina de
Contabilidad
(1) Profesional (en Contabilidad)
(1) Jefe de la Oficina de Tesorería
(Tesorero)
(1)
Técnico (Cajero)
(1)
Jefe de la Oficina de Logística
(1)
Técnico (en Mantenimiento y Servicios)
(1)
Técnico (en Almacén y Control Patrimonial)
(2)
Técnicos (en
Logística)
(1)
Jefe de la Oficina de Trámite Documentario
(2)
Técnicos (en Archivo)
| RESUMEN
DE PLAZAS: |
|
| Funcionarios |
1 |
| Profesionales |
9 |
| Técnicos |
8 |
| TOTAL |
18 |
Artículo
16º.-
Son
funciones específicas de los cargos conformantes de la
Gerencia de Administración, los siguientes:
1. Denominación del
Cargo: Gerente de
Administración
Funciones Específicas:
a)
Planificar,
organizar, coordinar, dirigir, ejecutar, controlar, evaluar y supervisar las
actividades y los procesos técnicos de administración de personal, presupuesto,
contabilidad, tesorería, logística y trámite documentario de la SBN, de
conformidad con la norma técnica vigente.
b)
Formular,
ejecutar, controlar y evaluar el presupuesto y los estados financieros de la
SBN, así como las medidas presupuestales necesarias
para la ejecución de las acciones pertinentes, a través de la Oficina de
Prepuesto.
c)
Disponer
y asignar acciones de control previo para el adecuado funcionamiento
administrativo.
d)
Designar
comisiones para el adecuado funcionamiento administrativo.
e)
Gestionar
la disponibilidad de recursos financieros para el pago de las obligaciones de la
institución, a través de la Oficina de Presupuesto.
f)
Cautelar
y administrar el patrimonio de la SBN, a través de la Oficina de
Logística.
g)
Disponer
que se mantenga un inventario valorado de los activos físicos de la institución
y que se ejecuten inventarios físicos periódicamente.
h)
Formular,
controlar y evaluar un plan anual de mantenimiento y de servicios generales
requeridos para el adecuado funcionamiento de la institución.
i)
Dirigir
y controlar las actividades de seguridad del personal, equipos e instalaciones
de la Institución.
j)
Formular
y proponer a la Gerencia General los lineamientos de política para el adecuado
funcionamiento de los Sistemas Administrativos.
k)
Dirigir,
coordinar y controlar las transacciones administrativas y financieras de la SBN,
cautelando la correcta aplicación legal y presupuestal del
egreso.
l)
Proporcionar
a través de la Oficina de Logística, los bienes y servicios que requieran las
dependencias de la institución.
m)
Manejar
las cuentas bancarias de la institución.
n)
Programar
la ejecución de los calendarios de compromiso mensuales.
o)
Cautelar
la remisión de la información requerida por las entidades del Estado, en las
materias de su competencia.
p)
Proponer,
emitir y difundir las directivas, normas y procedimientos para la buena
administración de los recursos y patrimonio de la entidad, así como para
posibilitar un mejor desenvolvimiento operativo de las Oficinas que conforman la
Gerencia de Administración.
q)
Celebrar
los contratos para la adquisición de bienes y prestación de
servicios.
r)
Firmar
las órdenes de compra y/o servicio.
s)
Recepcionar
los recursos de la SBN por cualquier concepto.
t)
Proponer
la aprobación y/o modificación de los reglamentos administrativos y de
trabajo.
u)
Administrar
y controlar la gestión de las pólizas de seguro contratadas por la
institución.
v)
Formular
y controlar la gestión del archivo central de la
institución.
w)
Celebrar
los convenios de prácticas pre-profesionales.
x)
Disponer
la publicación y archivo de las Resoluciones emitidas por los distintos órganos
de la SBN.
y)
Emitir
las Resoluciones de su competencia.
z)
Las
demás que le sean asignadas.
Línea de Autoridad y Responsabilidad:
·
Depende
directamente de la Gerencia General.
·
Tiene
autoridad sobre los profesionales y técnicos de la Gerencia a su
cargo.
2. Denominación del
Cargo:
Técnico
(Secretaria)
Funciones Específicas:
a) Recibir, registrar, y
sistematizar la documentación que ingresa y egresa de la Gerencia de
Administración, así como organizar y actualizar el archivo de la
misma.
b) Preparar la documentación
para la revisión y firma del Gerente de Administración.
c) Apoyar en los eventos
organizados por la institución.
d) Redactar, atender dictado
taquigráfico y realizar trabajos computarizados de los documentos de la
institución.
e) Procesar textos de informes
técnicos y diversos tipos de documentación.
f) Coordinar la
impresión, reproducción,
distribución y publicación de documentos y/o ejemplares de la Gerencia de
Administración.
g) Atender y efectuar llamadas
telefónicas y fax.
h) Recibir y atender visitas,
así como concertar entrevistas.
i) Elaborar los pedidos de
útiles, mantener su existencia y encargarse de la distribución de los materiales
correspondientes.
j) Las demás funciones que
se le asignen.
Línea
de Autoridad y Responsabilidad:
·
Depende
directamente del Gerente de Administración.
·
Presta
apoyo a los Jefes de las Oficinas integrantes de la Gerencia de
Administración
3. Denominación del
Cargo: Jefe de la Oficina de Recursos
Humanos
Funciones
Específicas:
a)
Programar,
organizar, ejecutar y conducir el sistema de personal, normar su proceso,
supervisarlo y evaluar su comportamiento administrativo, de conformidad con la
normatividad vigente.
b)
Ejecutar,
supervisar los procesos técnicos de personal relacionados con el desplazamiento,
asistencia, puntualidad, evaluación de desempeño, inducción y desarrollo,
liquidación de beneficios sociales y capacitación del personal.
c)
Realizar
el proceso de búsqueda y selección del personal cuando se le requiera para ello,
de conformidad con las disposiciones vigentes.
d)
Velar
que al ingreso de un nuevo trabajador, éste cumpla con entregar la información y
declaraciones acordes con la normatividad vigente.
e)
Formular
el Plan Anual de Capacitación y llevar a cabo su
ejecución.
f)
Velar
y controlar el cumplimiento del Reglamento Interno y demás disposiciones
internas establecidos para regular las relaciones laborales
existentes.
g)
Controlar
la asistencia, comisiones de servicio, permisos e inasistencias del
personal.
h)
Elevar
a la Gerencia de Administración los resultados de la Evaluación del
Personal.
i)
Ejecutar
la política remunerativa de la SBN.
j)
Elaborar
y mantener actualizadas las planillas de remuneraciones, registros de la
seguridad social, fondo de pensiones y otros y elaborar las respectivas
boletas.
k)
Proporcionar
los servicios de asistencia, bienestar y desarrollo social del personal de la
institución, promoviendo relaciones humanas y laborales
armoniosas.
l)
Administrar
las pólizas de seguros del personal
m)
Emitir
los certificados de trabajo, certificados de retenciones del Impuesto a la
Renta, las boletas de pago de remuneraciones y las de beneficios sociales, así
como las demás que correspondan de acuerdo a ley.
n)
Velar
que al cese de un trabajador, éste cumpla con entregar la información y
declaraciones acorde con la normatividad vigente.
o)
Mantener,
actualizar y archivar los contratos y legajos del personal.
p)
Organizar
y mantener el Registro de Viajes al Exterior de la
entidad.
q)
Cumplir
con remitir oportunamente la información requerida por las entidades del Estado,
en la materia de su competencia.
r)
Mantenerse
actualizado, en el ámbito de su competencia, respecto de la normatividad vigente
y proponer a la Gerencia de Administración la emisión de documentos y directivas
internas concordantes con las nuevas normas.
s)
Elaborar
y presentar periódicamente información de la gestión administrativa a su
cargo.
t)
Informar al Gerente de
Administración sobre el cumplimiento de las acciones
programadas.
u)
Proponer
a la Gerencia de Administración directivas en el ámbito de su competencia, así
como documentos técnicos relacionados con el sistema de
personal.
v)
Realizar
trámites administrativos ante la Seguridad Social, el Ministerio de Trabajo y
otros.
w)
Las
demás que le sean asignadas.
Línea
de Autoridad y Responsabilidad:
·
Depende directamente de la
Gerencia de Administración.
·
Tiene autoridad sobre el
técnico de la Oficina a su cargo.
4. Denominación del
Cargo:
Técnico (en
Personal)
Funciones
Específicas:
a) Prestar apoyo en todos los asuntos
del ámbito de personal a cargo de la Oficina de Recursos
Humanos.
b) Elaborar los cálculos de la
planilla del personal activo y cesante.
c) Elaborar las boletas de
pago.
d) Elaborar los cálculos de
Compensación por Tiempo de Servicios, Beneficios Sociales, Seguridad Social,
Impuestos, Fondos de Pensiones y Seguros de Personal.
e) Controlar la asistencia
diaria.
f) Elaborar cuadros de
autorización de pago de practicantes.
g) Elaborar cuadros y estadísticas de
competencia del área.
h) Atención de los requerimientos
diarios de las Gerencias y Jefes que correspondan con su área.
Línea
de Autoridad y Responsabilidad:
·
Depende directamente del Jefe
de la Oficina de Recursos Humanos.
5. Denominación del
Cargo
: Jefe de la Oficina de
Presupuesto
Funciones
Específicas
:
a)
Programar,
formular, dirigir, coordinar, consolidar y evaluar la ejecución del presupuesto
anual en estrecha relación con las políticas, objetivos, planes operativos, de
gestión, y estrategia de desarrollo institucional de la SBN y de conformidad con
la normatividad vigente.
b)
Programar,
organizar, ejecutar, conducir y controlar el sistema presupuestal, normar su
proceso, supervisarlo y evaluar su comportamiento.
c)
Mantener
actualizadas las estadísticas presupuestales y metas
para la toma de decisiones.
d)
Ejecutar
la fase de Compromiso en el Sistema SIAF.
e)
Dirigir,
coordinar y supervisar con la Gerencia de Administración, el proceso de
ejecución de los planes de desarrollo en materia
presupuestal.
f)
Proporcionar
la información actualizada que en materia presupuestal se requiera para el
planeamiento y toma de decisiones por la Gerencia de Administración y la Alta
Dirección.
g)
Formular
el plan operativo y presupuesto de la institución
h)
Proponer
los dispositivos legales de aprobación
o modificación presupuestal y de gestión que considere necesarios para la
SBN.
i)
Programar
la ejecución de los calendarios de compromisos mensuales.
j)
Supervisar,
coordinar y controlar el cumplimiento de los procesos técnicos de presupuesto de
la SBN, cautelando la correcta aplicación legal y presupuestal del
egreso.
k)
Revisar
y proponer las modificaciones presupuestales que sean
necesarias y preparar la información que la Gerencia de Administración, la Alta
Dirección y los organismos centrales del Gobierno requieran sobre las
evaluaciones y modificaciones de presupuesto.
l)
Mantener
informado al Gerente de Administración sobre el cumplimiento de las acciones
programadas.
m)
Emitir
opinión y absolver las consultas que en materia presupuestaria le sean
requeridas.
n)
Mantener
una relación técnico funcional de orientación, gestión y coordinación con el
Ministerio de Economía y Finanzas.
o)
Gestionar
la aprobación del presupuesto institucional.
p)
Elaborar
la programación periódica de recursos por cada fuente de
financiamiento.
q)
Gestionar
la disponibilidad de recursos financieros para el pago de las obligaciones de la
institución.
r)
Mantener
actualizadas las estadísticas presupuestales y metas
para la toma de decisiones.
s)
Cumplir
con remitir oportunamente la información requerida por las entidades del Estado,
en la materia de su competencia.
t)
Mantenerse
actualizado, en el ámbito de su competencia, respecto de la normatividad vigente
y proponer a la Gerencia de Administración la emisión de documentos y directivas
internas concordantes con las nuevas normas.
u)
Elaborar
y presentar periódicamente información de la gestión administrativa a su
cargo.
v)
Informar
al Gerente de Administración sobre el cumplimiento de las acciones
programadas.
w)
Proponer
a la Gerencia de Administración directivas y demás documentos normativos en el
ámbito de su competencia.
x)
Las demás que le sean asignadas.
Línea
de Autoridad y Responsabilidad:
·
Depende directamente de la
Gerencia de Administración.
·
Tiene autoridad sobre el
profesional a su cargo.
6. Denominación del
Cargo:
Profesional (en
Presupuesto)
Funciones Específicas:
a) Prestar apoyo en todos los asuntos de carácter presupuestal o
financiero a cargo de la Oficina de Presupuesto.
b)
Elaborar
proyectos de documentos de carácter presupuestal o financiero relacionados con
las actividades de la Oficina de Presupuesto.
c)
Participar
en la elaboración y gestión de los requerimientos presupuestales mensuales o trimestrales ante el Ministerio
de Economía y Finanzas.
d)
Participar en el control y evaluación del
avance de la ejecución presupuestal de los recursos presupuestales asignados a la SBN.
e)
Participar
en la elaboración del Programa Anual de Inversiones y en el proyecto de
presupuesto de la SBN.
f)
Coordinar
el cumplimiento de los avances físicos programados y el seguimiento de las
medidas correctivas que se acuerden.
g)
Efectuar
control a las solicitudes de gastos que se realicen en la SBN, informando al
Jefe de Presupuesto sobre aquellos que distorsionen significativamente la
programación de ingresos y gastos aprobados.
h)
Participar
en la formulación del presupuesto anual de la Institución.
i)
Todas las demás que le sean
asignadas.
·
Depende directamente del Jefe
de la Oficina de Presupuesto
7. Denominación del
Cargo: Jefe de la Oficina de
Contabilidad
Funciones Específicas:
a) Programar, organizar, ejecutar, conducir
y controlar el sistema contable, normar su proceso y evaluar su comportamiento,
de conformidad con la normatividad vigente.
b)
Elaborar
y analizar los Estados Financieros y Presupuestales de
la institución en forma completa y oportuna.
c)
Elaborar,
analizar y remitir los informes complementarios que correspondan y/o soliciten
la Alta Dirección y/o los organismos competentes referentes a los Estados
Financieros y Presupuestarios.
d)
Elaborar y presentar los balances
mensuales y anuales, así como los demás estados y reportes económicos y
financieros de la institución dentro de su competencia.
e)
Elaborar,
analizar y/o modificar el Plan Contable de la entidad, acorde con las
necesidades institucionales y en el marco de la normatividad
vigente.
f)
Efectuar
el registro contable y el control previo de las transacciones administrativas y
financieras, así como la ejecución presupuestal de la institución, cautelando la
correcta aplicación legal y presupuestal del egreso.
g)
Controlar
la disponibilidad de los recursos presupuestarios y el incremento o variación
del estado financiero presupuestal o patrimonial.
h)
Llevar
a cabo la conciliación bancaria.
i)
Elaborar
la liquidación de proyectos coordinando con el área
ejecutora.
j)
Elaborar
el Balance de Comprobación Mensual y el Balance Constructivo
Anual.
k)
Realizar arqueos de fondos y valores en
custodia.
l)
Ejecutar la fase de devengado del
SIAF.
m)
Conciliar con Logística los saldos
valorizados de activos de la entidad.
n)
Velar
por el adecuado cumplimiento de la normatividad tributaria de las actividades de
la entidad.
o)
Analizar,
revisar y visar documentos fuentes de compromisos para los pagos
respectivos.
p)
Evaluar
la documentación sustentatoria de los registros
contables en general.
q)
Atender
auditorías y otra acciones de
control con relación a las funciones de su competencia.
r)
Mantener,
actualizar y archivar la información de su área.
s)
Elaborar,
analizar y remitir los informes que corresponden a los organismos competentes
referentes a los estados financieros y cumplir con remitir oportunamente la
información requerida por las entidades del Estado, en la materia de su
competencia.
t)
Mantenerse
actualizado, en el ámbito de su competencia, respecto de la normatividad vigente
y proponer a la Gerencia de Administración la emisión de documentos y directivas
internas concordantes con las nuevas normas.
u)
Elaborar
y presentar periódicamente información de la gestión administrativa a su
cargo.
v)
Informar
al Gerente de Administración sobre el cumplimiento de las acciones
programadas.
w)
Emitir
opinión y absolver las consultas que en materia contable le sean
requeridas.
x)
Las
demás que le sean asignadas.
·
Depende
directamente del Gerente de Administración.
·
Tiene
autoridad sobre el profesional a su cargo.
8. Denominación del
Cargo: Profesional (en
Contabilidad)
Funciones Específicas:
a)
Prestar
apoyo en todos los asuntos del ámbito contable a cargo de la Oficina de
Contabilidad.
b)
Efectuar
el registro de las operaciones con incidencia patrimonial y presupuestal, en el
software de contabilidad, emitiendo y verificando las notas específicas de
contabilidad.
c)
Efectuar
los análisis de saldos de las cuentas patrimoniales.
d)
Efectuar
la evaluación de las informaciones de Tesorería, Recursos Humanos y
Logística.
e)
Efectuar
las operaciones de cálculo y consistencia de los ajustes por
inflación.
f)
Generar
la emisión de balances de comprobación mensuales.
g)
Mantener
permanentemente actualizados, foliados, autorizados y archivados los Registros
Auxiliares Patrimoniales, Notas Específicas de Contabilidad, así como los Libros
Principales, verificando su legalización posterior.
h)
Realizar
las demás actividades que se le asignen.
·
Depende
directamente del Jefe de Contabilidad.
9. Denominación del Cargo: Jefe de la Oficina de Tesorería
(Tesorero)
Funciones
Específicas:
a)
Elaborar
y evaluar los flujos de caja.
b)
Coordinar
y controlar la ejecución de los calendarios de compromiso
mensuales.
c)
Realizar
el pago de las obligaciones con cargo al presupuesto de la SBN previa revisión
de los documentos sustentatorios.
d)
Manejar
las cuentas bancarias de la institución.
e)
Ejecutar
la fase de Girado en el sistema SIAF.
f)
Controlar,
registrar y efectuar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de pago
en general.
g)
Procesar
y controlar el pago de viáticos que requieran los funcionarios autorizados en
comisión de servicios.
h)
Mantener
actualizadas las fianzas y garantías, así como controlar los fondos y valores
dejados en custodia.
i)
Custodiar
los documentos valorados y fondos de la institución.
j)
Cumplir
con todas aquellas funciones que se establezcan en los dispositivos internos y
directivas de la institución.
k)
Administrar
y controlar las rendiciones de fondos para pagos en
efectivo.
l)
Mantener
en custodia los comprobantes de pago hasta que sean enviados al Archivo Central
de la SBN.
m)
Registrar
y custodiar los talonarios de cheques y formularios de comprobantes de
pago.
n)
Girar
comprobantes de pago e ingresar la información al sistema
SIAF.
o)
Mantener,
actualizar y archivar la información de su área.
p)
Cumplir
con remitir oportunamente la información requerida por las entidades del Estado,
en la materia de su competencia.
q)
Mantenerse
actualizado, en el ámbito de su competencia, respecto de la normatividad vigente
y proponer a la Gerencia de Administración la emisión de documentos y directivas
internas concordantes con las nuevas normas.
r)
Elaborar
y presentar periódicamente información de la gestión administrativa a su
cargo.
s)
Informar
al Gerente de Administración sobre el cumplimiento de las acciones
programadas.
t)
Proponer
a la Gerencia de Administración directivas en el ámbito de su
competencia.
u)
Emitir
opinión y absolver las consultas que en materia de su competencia le sean
requeridas.
v)
Las
demás que le sean asignadas.
·
Depende directamente del
Gerente de Administración.
·
Tiene autoridad sobre el técnico a su
cargo.
10. Denominación del Cargo: Técnico (Cajero)
Funciones
Específicas:
a)
Efectuar
los pagos en efectivo o con cheque, según corresponda.
b)
Elaborar
las Rendiciones del Fondo de Caja Chica y/o Fondo para pagos en efectivo debidamente sustentadas para su posterior
reembolso.
c)
Ejecutar
la fase de determinado y recaudado en el SIAF.
d)
Efectuar
los cobros que correspondan.
e)
Efectuar
los pagos de las obligaciones tributarias y de los servicios en
general.
f)
Ordenamiento
y control de los archivos que se originan (comprobantes de pago, recibo de
ingresos, recibo de caja, etc.)
·
Depende
directamente del profesional (Tesorero).
11. Denominación del
Cargo: Jefe de la Oficina de
Logística
Funciones Específica:
a)
Programar,
organizar, ejecutar, conducir y controlar el sistema logístico, normar su
proceso, supervisarlo y evaluar su comportamiento administrativo, de conformidad
con la normatividad vigente. El sistema logístico comprende los siguientes
subsistemas: abastecimiento, almacenamiento, servicios generales, seguridad y
vigilancia y control patrimonial.
b)
Formular
y consolidar el Cuadro de Necesidades y/o el Plan Anual de Adquisiciones de la
Institución.
c)
Ejecutar
los procesos de programación, adquisición, almacenamiento, conservación y
distribución de bienes y servicios.
d)
Suministrar
los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de las unidades
orgánicas de la SBN.
e)
Asistir
técnicamente al Comité Especial de Adquisiciones y Contrataciones en las
Adjudicaciones, Licitaciones y Concursos que se convoquen.
f)
Efectuar
las liquidaciones de los contratos de adquisición de bienes y prestación de
servicios.
g)
Cautelar
el patrimonio de la institución disponiendo las medidas
pertinentes.
h)
Mantener
un inventario físico valorizado que esté permanentemente
actualizado.
i)
Efectuar
el control tanto de existencias de almacén como de activos de bienes
patrimoniales.
j)
Realizar
los inventarios físicos de activos fijos y de almacén.
k)
Supervisar
el uso adecuado de los bienes de la institución, acorde con la normatividad
vigente.
l)
Elaborar
un plan anual de mantenimiento y servicios generales.
m)
Supervisar
y ejecutar el plan anual de mantenimiento y servicios
generales.
n)
Asegurar
el óptimo funcionamiento de los servicios de mensajería, limpieza y otros
similares.
o)
Asegurar
el mantenimiento preventivo de instalaciones, mobiliario y vehículos de la
institución.
p)
Dar
conformidad a la prestación de servicios y adquisición de bienes según lo
corresponde, así como, a la factura para su respectiva cancelación de aquello
que este en su competencia.
q)
Ejecutar
y controlar las actividades necesarias de seguridad integral de la entidad, así
como velar por el cumplimiento de las obligaciones de la empresa de
vigilancia.
r)
Procesar,
controlar y mantener actualizadas las pólizas de seguros.
s)
Mantener,
actualizar y archivar la información de su área.
t)
Cumplir
con remitir oportunamente la información requerida por las entidades del Estado,
en la materia de su competencia.
u)
Mantenerse
actualizado, en el ámbito de su competencia, respecto de la normatividad vigente
y proponer a la Gerencia de Administración la emisión de documentos y directivas
internas concordantes con las nuevas normas.
v)
Elaborar
y presentar periódicamente información de la gestión administrativa a su
cargo.
w)
Informar
al Gerente de Administración sobre el cumplimiento de las acciones
programadas.
x)
Emitir
opinión y absolver las consultas que en materia logística le sean
requeridas.
y)
Emitir
y suscribir las ordenes de compra y ordenes de servicio.
z)
Las
demás que le sean asignadas.
Línea de Autoridad y Responsabilidad:
·
Depende
directamente del Gerente de Administración.
·
Tiene
autoridad sobre los técnicos de la Oficina a su cargo.
Funciones
Específicas:
a)
Informar
sobre cualquier deterioro que acontezca en las instalaciones de la SBN,
interviniendo personalmente, para superarlos y de no poder hacerlo solicitar la
contratación y presencia de personal especializado para lograr el normal
funcionamiento de las instalaciones.
b)
Atender
los requerimientos diarios que formulen las diferentes áreas, formalizando dicha
atención con los respectivos documentos de aceptación.
c)
Formular
los pedidos de materiales y herramientas que sean indispensables para realizar
el mantenimiento de los servicios del local institucional.
d)
Mantener
en buen estado el local de la SBN y sus instalaciones adoptando las acciones
necesarias en coordinación con el Jefe de la Oficina de
Logística.
e)
Mantener
en buen estado la flota vehicular de la SBN adoptando las acciones necesarias en
coordinación con el Jefe de la Oficina de Logística.
f)
Las
demás funciones que se le asigne.
·
Depende
directamente del Jefe de la Oficina de Logística.
13. Denominación del Cargo: Técnico (en Almacén y Control
Patrimonial)
Funciones
Específicas:
a)
Recibir
de los proveedores los materiales solicitados con ordenes de compra y verificar que sus características
correspondan a los requerimientos, acreditando en documentos su conformidad con
los bienes que ingresan, así como los que salen.
b)
Mantener
actualizado el Kardex de inventario, controlando el
saldo de existencias.
c)
Mantener
actualizadas las tarjetas Bincard de control físico de
almacén.
d)
Atender
los pedidos de útiles e impresos solicitados por todas las unidades orgánicas de
la SBN.
e)
Determinar
el stock de seguridad para cada item del almacén y
solicitar la reposición de stock oportunamente.
f)
Almacenar
útiles e impresos en los respectivos anaqueles del
almacén.
g)
Efectuar
el control de los útiles duraderos asignados individualmente a cada trabajador
de la SBN.
h)
Emitir
los reportes mensuales del movimiento del Almacén, para Contabilidad incluyendo
las respectivas Notas Contables, así como el control de la depreciación de los
activos de la institución.
i)
Elaborar
las pólizas de entrada y salida de bienes de Almacén y demás documentos de
control de los consumos (PECOSA) llevando asimismo, las respectivas estadísticas
para fines de control y reporte.
j)
Proporcionar
los datos e información necesaria para suministrarlos a la Jefatura de
Contabilidad.
k)
Codificar
los bienes patrimoniales y mantener actualizado el registro de control
patrimonial.
l)
Participar
en los inventarios periódicos que programe la Gerencia de
Administración.
m)
Realizar
las demás funciones que se le asigne.
·
Depende
directamente del Jefe de la Oficina de Logística.
14. Denominación del Cargo: Técnicos (en Logística)
(2)
Funciones
Específicas:
a)
Prestar
apoyo en todos los asuntos del ámbito de logística a cargo de la Oficina.
b)
Elaborar
las órdenes de compra y ordenes de
servicio.
c)
Atender
los requerimientos de los proveedores.
d)
Elaborar
los cuadros y las estadísticas propias del área.
e)
Realizar
gestiones externas propias del área o de la Institución.
f)
Proponer
un valor referencial de mercado.
g)
Atender
los requerimientos diarios de las Gerencias y Jefes que correspondan con su
área.
h)
Realizar
las demás funciones que se le asigne.
Línea de Autoridad y Responsabilidad:
·
Dependen
directamente del Jefe de la Oficina de Logística.
15. Denominación del
Cargo: Jefe de la Oficina de Trámite Documentario
Funciones
Específicas:
a)
Organizar, dirigir y
controlar el sistema de trámite documentario de la SBN a través de las unidades de recepción documental y archivo
documental.
b)
Organizar,
procesar y analizar la documentación interna y externa, que egresa e ingresa,
respectivamente de la SBN.
c)
Establecer procedimientos de
trámite documentario e implementar sistemas automatizados para esta tarea, en
coordinación con la Jefatura de Sistemas.
d)
Organizar, dirigir y controlar las
actividades relacionadas con el archivo documentario de la Alta
Dirección.
e)
Establecer
los procedimientos de archivo de los despachos de la Alta
Dirección.
f)
Numerar
y archivar las resoluciones, directivas y circulares dictadas por los distintos
órganos de la SBN.
g)
Custodiar
y administrar el Archivo Central de la Institución.
h)
Efectuar
el seguimiento y control de los documentos solicitados en préstamo por las
diferentes áreas de la SBN y/o por personas o entidades
externas.
i)
Mantener
estricta confidencialidad de la documentación obrante en los
archivos.
j)
Atender
los requerimientos de los usuarios de los documentos del Archivo
Central.
k)
Ejecutar
las medidas necesarias para la adecuada conservación de los documentos de
archivo.
l)
Mantener
informado al Gerente de Administración sobre el cumplimiento de las acciones
programadas.
m)
Emitir
opinión y absolver las consultas
que en materia de su competencia le sean requeridas.
n)
Cumplir
con remitir oportunamente la información requerida por las entidades del Estado,
en la materia de su competencia.
o)
Proponer
a la Gerencia de Administración los proyectos de directiva a emitirse por ésta.
p)
Controlar
la eficacia del acto administrativo a partir de la notificación.
·
Depende
directamente del Gerente de Administración.
·
Tiene
autoridad sobre los técnicos a su cargo.
16. Denominación del
Cargo:
Técnicos (en Archivo)
(2)
Funciones específicas:
a)
Atender
a los usuarios internos y externos que soliciten expedientes y realizar el
seguimiento de estos últimos.
b)
Realizar
labores de mantenimiento a los expedientes administrativos, tales como foliación
de expedientes antiguos, cambio de carátulas y actualización de expedientes
matrices.
c)
Efectuar las acciones necesarias para la
adecuada conservación documentaria.
d)
Fotocopiar documentos y planos, tanto
para los profesionales de la Institución, como para los recurrentes que
soliciten copias de los documentos de sus expedientes.
e)
Registrar en el sistema de cómputo los
documentos y expedientes.
f)
Otras
que le sean asignadas.
· Depende directamente del Jefe de la Oficina de Trámite Documentario.